Sukuseuran hallitus on hyväksynyt käyttöön uuden tietosuojadirektiivin ja -lain mukaisen käsittelyselosteen asiasta.
Vähäkangas
Sukuseura ry henkilötietojen käsittelyseloste
- SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA
EU:n yleisen
tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen
käsittelytoimista Vähäkangas Sukuseura ry:ssä
Päiväys:
25.5.2018
Rekisterin pitäjä
ja henkilötietojen käsittelijät
Rekisterin pitäjä
Vähäkangas Sukuseura ry. Kiviojantie 11, 84100 Ylivieska
Henkilötietojen
käsittelijät
Käsittelyn
tarkoitus ja oikeusperuste
Jäsenrekisteri:
Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja
jäsenetujen hallinnointi. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän
lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6
artikla kohta 1c)
Sukututkimusrekisteri
- Sukuseuran
sääntömääräiseen toimintaan kuuluvaa suku- ja
henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen
sukututkimusrekisteriin.
Oikeusperuste:
Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja
jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohta 1e
ja tietosuojalain 4 § kohta 3).
- Sukututkimuksen
julkaiseminen rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla, suppealla ja
rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulla verkkosivulla.
Oikeusperuste: Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen
historiallista tutkimusta varten (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan
kohta 1e ja tietosuojalain 4 §kohta 3).
- Pääosin
sukututkimusrekisteristä koostuvan sukukirjan julkaiseminen.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
(tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän
oikeutettu etu: Sanavapauden käyttäminen.
Rekisteröidyn ei ole
pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä
antamatta jättämisellä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11
§:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on
sukuseuran jäsenyyden edellytys.
Rekisteröityjen
ryhmät
Jäsenrekisteri:
Vähäkangas sukuseura ry:n jäsenet
Sukututkimusrekisteri:
Vähäkangas sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja
näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet.
Käsiteltävät
henkilötiedot
Jäsenrekisteri:
Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta
kansalaisuus. Tiedot on saatu rekisteöidyltä itseltään.
Sukututkimusrekisteri:
Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen
kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kielitiedot.
Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia
henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn
suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on
saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin
väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja
painetuista lähteistä.
Henkilötietojen
vastaanottajat
Jäsenrekisteri:
Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran
viestintätarkoituksissa.
Sukututkimusrekisteri:
Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukuseuran
hallinnassa olevalle, rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulle
verkkosivustolle sekä sukukirjan käsikirjoituksen
pohja-aineistoksi.
Rekisterin pitäjä ei
luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä
siirrä niitä kolmanteen maahan.
Henkilötietojen
säilytysaika
Jäsenrekisteri:
Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä
niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä
sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan
tai hänet on katsottu eronneeksi.
Sukututkimusrekisteri:
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin
ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen
päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään
arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
Käsittelyn
turvatoimet
Tietojen eheyden ja
saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi
rekisterinpitäjä käyttää seuraavia luotettavia
tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka
huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta
(Avast-virustorjunta, Elisa-turvapaketti, palveluntarjoajien nimet)
Rekisterinpitäjä on
velvoittanut ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajat
viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista
rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei
käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat
rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin
toteutumisen.
Rekisterinpitäjä ei
aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin
siihen mihin tiedot on kerätty.
Rekisteröidyn
oikeudet
- Rekisteröidyllä
on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
- Rekisteröidyllä
on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto
oikaistua.
- Rekisteröidyllä
on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi
rekisteristä tai kieltää henkilötietonsa käsittely.
- Rekisteröidyllä
on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen
järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu
suostumukseen.
- Reksiteröidyllä
on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus
henkilötietojensa käsittelylle.
- Rekisteröidyllä
on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön
vastaisesta henkilötietojensa käsittelysta valitus
tietosuojavaltuutetulle.
Hyväksytty hallituksen
kokouksessa 30.3.2019.