Vähäkangas sukuseura ry

Sukuseuran hallitus on hyväksynyt käyttöön uuden tietosuojadirektiivin ja -lain mukaisen käsittelyselosteen asiasta.

Vähäkangas Sukuseura ry henkilötietojen käsittelyseloste

1. SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Vähäkangas Sukuseura ry:ssä

Päiväys: 25.5.2018

Rekisterin pitäjä ja henkilötietojen käsittelijät

Rekisterin pitäjä Vähäkangas Sukuseura ry. Kiviojantie 11, 84100 Ylivieska

• Rekisterinpitäjän edustaja: Esko Saari esko.saari (at) kotinet.com

Henkilötietojen käsittelijät

• Jäsenrekisteri: Irma Teirilä irma.teirila (at) gmail.com
• Sukututkimusrekisteri: Esko Saari esko.saari (at) kotinet.com

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteri: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c)

Sukututkimusrekisteri

1. Sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluvaa suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.

Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3).

1. Sukututkimuksen julkaiseminen rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla, suppealla ja rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulla verkkosivulla. Oikeusperuste: Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen historiallista tutkimusta varten (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohta 1e ja tietosuojalain 4 §kohta 3).
2. Pääosin sukututkimusrekisteristä koostuvan sukukirjan julkaiseminen. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sanavapauden käyttäminen.

Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisellä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.

Rekisteröityjen ryhmät

Jäsenrekisteri: Vähäkangas sukuseura ry:n jäsenet

Sukututkimusrekisteri: Vähäkangas sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet.

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus. Tiedot on saatu rekisteöidyltä itseltään.

Sukututkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kielitiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Jäsenrekisteri: Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa.

Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukuseuran hallinnassa olevalle, rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulle verkkosivustolle sekä sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi.

Rekisterin pitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.

Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Käsittelyn turvatoimet

Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi rekisterinpitäjä käyttää seuraavia luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta (Avast-virustorjunta, Elisa-turvapaketti, palveluntarjoajien nimet)

Rekisterinpitäjä on velvoittanut ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajat viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen mihin tiedot on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet

1. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
2. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
3. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietonsa käsittely.
4. Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
5. Reksiteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
6. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelysta valitus tietosuojavaltuutetulle.

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 30.3.2019.